Comment gérer un contrôle sur les délais de paiement ?

Le délai convenu entre les parties ne peut excéder 60 jours nets ou 45 jours fins de mois. Pour les factures périodiques (qui regroupent plusieurs opérations effectuées au cours d’un même mois pour le même client), le délai maximal est de 45 jours nets.

Les contrôles obligent les entreprises à mobiliser leur direction administrative et financière pour répondre aux contrôles de l’administration puisque dans le cadre d’un contrôle relatif au délai de paiement, il convient de procéder à un travail fastidieux mais indispensable de pointage de l’ensemble des retards de paiement identifiés par l’administration. Dans ce cadre, il conviendra pour l’entreprise contrôlée de :

• S’assurer de l’exactitude du décompte effectué par l’administration et
• Vérifier, pour chaque retard de paiement, s’il existe une justification valable (par exemple : litige sur la conformité des prestations rendues ou des marchandises livrées).

Non. Dès lors que l’administration relèvent des retards de paiement, des sanctions peuvent être encourues même si d’autres factures sont réglées avant leur échéance de sorte que le délai moyen de paiement est conforme aux délais maximums légaux.

Oui. Ni la réglementation, ni l’administration ne font d’exception pour les créances au sein d’un même groupe de sociétés. Des sanctions peuvent être prononcées dans le cas où les seuls dépassements des délais correspondent à des règlements intragroupes.

La date retenue par l’administration est celle à laquelle les fonds parviennent effectivement sur le compte du fournisseur ou sous-traitant. Il convient par conséquent d’anticiper les délais interbancaires.

La réglementation sur les délais de paiement prévoit un dispositif répressif important pour les entreprises qui ne respecteraient pas les délais contractuels et légaux. Ainsi, les professionnels qui ne respecteraient pas les dispositions sur les délais de paiement sont passibles d’une amende administrative dont le montant maximal est de 75.000 euros pour une personne physique et désormais de deux millions d’euros pour une personne morale (contre 375.000 euros avant l’adoption de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique dite loi « Sapin II »).

Oui, en pratique, ces seuils théoriques sont souvent atteints.

Oui, outre la sanction pécuniaire, un dispositif de « name and shame » a été mis en place. Cette méthode consiste à nommer publiquement les entreprises aux pratiques critiquables dans ce domaine en publiant une liste des plus mauvais payeurs sur le site Internet de la DGCCRF.

Ces mesures de publicité pourraient être renforcées dans le cadre de la loi PACTE. En effet, le texte voté en première lecture à l’Assemblée nationale contenait un amendement imposant aux entreprises condamnées à une amende administrative de publier la décision, à leurs frais, dans un journal d’annonces légales.

A titre d’exemples, les pratiques suivantes peuvent être mises en place :

• Mettre en place une procédure de réception des factures ;
• Régler les positions intragroupe tous les mois ;
• Anticiper les délais interbancaires ;
• Relancer les fournisseurs et prestataires lorsque ceux-ci n’émettent pas leurs factures à la livraison ou à la réalisation de la prestation comme la règlementation le leur impose ;
• Prévoir, via un logiciel, un calcul automatique des dédommagements dus de plein droit en cas de retard de paiement ;
• Documenter les litiges sur les factures reçues afin d’être en mesure de les opposer à l’administration en cas de contrôle ;
• Refuser les factures comportant un décalage trop important entre la date d’émission et la date de réception